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Wenn viele Benutzer Daten in ein freigegebenes Google Sheet eingeben müssen, kann dies oft zu Verwirrung führen. Hier können Dropdown-Listen eine große Hilfe sein.

Wenn Sie nicht möchten, dass Teamkollegen zufällige Einträge eingeben, Tippfehler machen oder eine Formel durcheinander bringen, können Sie ihre Einträge validieren, indem Sie eine Dropdown-Liste erstellen, aus der sie auswählen können.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen alles, was Sie über diese nützliche und zeitsparende Funktion wissen müssen.

Verwenden der Datenvalidierung zum Einfügen einer Dropdown-Liste in eine Google Sheets-Zelle

Sobald Sie das Arbeitsblatt geöffnet haben, an dem Sie arbeiten, ist das Einfügen einer Dropdown-Liste ganz einfach:

1. Wählen Sie die Zelle aus, in die Sie eine Dropdown-Liste einfügen möchten.

   

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle.

   

3. Klicken Sie auf „Datenvalidierung“ > „Kriterien“.

   

4. Wählen Sie zwischen „Artikelliste“ oder „Liste aus einem Sortiment“ – je nachdem, was für Sie am besten ist.

   

5. Wenn Sie "Liste der Elemente" gewählt haben, fügen Sie die entsprechenden Elemente ein. Stellen Sie sicher, dass sie durch Kommas und keine Leerzeichen getrennt sind.

   

6. Wenn Sie "Aus einem Bereich auflisten" ausgewählt haben, wählen Sie die Zellen aus, die Sie in die Dropdown-Liste aufnehmen möchten.

   

7. Aktivieren Sie das Feld "Dropdown-Liste in Zelle anzeigen" (die Liste wird sonst nicht angezeigt), damit ein Abwärtspfeil angezeigt wird.

   

8. Klicken Sie auf „Speichern“.

   

Wenn Sie möchten, dass Benutzer tippen können, deaktivieren Sie das Feld "Dropdown-Liste in Zelle anzeigen". Um zu verhindern, dass Personen ungültige Elemente eingeben, wählen Sie „Eingabe ablehnen“.

Wenn Sie mehreren Zellen eine Dropdown-Liste hinzufügen möchten:

1. Markieren Sie sie alle, indem Sie den "Zellenbereich" auswählen oder wählen Sie sie einfach mit Ihrer Maus oder Tastatur aus.
2. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte.

Es gibt auch die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter ihre Daten eingeben zu lassen, aber eine Warnung zu sehen, wenn sie etwas Ungültiges eingeben. Wählen Sie in diesem Fall die Option „Warnung anzeigen“. Alternativ können Sie die Option "Eingabe ablehnen" auswählen und die Eingabe von Inhalten verbieten, die nicht in Ihrer Liste der Elemente enthalten sind.

Um eine Dropdown-Liste zu ändern, führen Sie einfach diese Schritte aus:

1. Klicken Sie auf die Zelle, die Sie ändern möchten.
2. Klicken Sie auf „Daten“ > „Datenvalidierung“.
3. Suchen Sie die aufgelisteten Einträge, bearbeiten Sie sie und klicken Sie dann auf „Speichern“.

So löschen Sie eine Dropdown-Liste:

1. Klicken Sie auf die Zelle, die Sie ändern möchten.
2. Klicken Sie auf „Daten“ > „Datenvalidierung“
3. Wählen Sie „Validierung entfernen“.

Was ist Datenvalidierung?

Die Datenvalidierung ist eine Option in Google Tabellen, mit der Sie Ihre Daten durch die Validierung von Elementen organisieren können. Sie können darauf zugreifen, indem Sie im Hauptmenü auf „Daten“ klicken und dann „Datenvalidierung“ auswählen. Am häufigsten wird es verwendet, um Dropdown-Listen in verschiedenen Zellen zu erstellen. Außerdem können Sie den Inhalt und das Design einer beliebigen Liste ändern.

Eine Möglichkeit zum Validieren von Daten besteht darin, Kriterien anzuwenden, mit denen Benutzer einen vordefinierten Datentyp eingeben können, z. B. Zahlen, Datumsangaben oder Elementlisten.

1. Klicken Sie im Menü Datenvalidierung auf „Kriterien“.
2. Markieren Sie den entsprechenden Typ oder die Typen von Elementen, die Ihre Teamkollegen eingeben sollen.
3. Wenn Sie möchten, können Sie in das Eingabefeld genaue Elemente wie Zahlen, Formeln, Datumsangaben oder Wörter eingeben.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“.

Arbeiten mit Dropdown-Listen

Wenn Sie – oder jemand anderes – das nächste Mal auf diese Zelle klicken, wird anstelle der Option, etwas einzugeben, die Liste der von Ihnen hinzugefügten Elemente angezeigt. Wenn Sie das Kontrollkästchen "Hilfetext zur Validierung anzeigen" aktiviert haben, wird der von Ihnen eingegebene Text jedes Mal angezeigt, wenn jemand auf eine der validierten Zellen klickt.

Wenn Sie die Option "Warnung anzeigen" gewählt haben, wird die Eingabe ungültiger Daten die Warnung auslösen. Wenn sich jemand nicht sicher ist, was die Warnung bedeutet, sollte er einfach mit der Maus über den markierten Eintrag fahren.

Wenn Sie die Option "Eingabe ablehnen" ausgewählt haben, erhalten die Benutzer auch eine Warnung und können die ungültigen Elemente nicht speichern.

Verwenden von Farben zum Sortieren von Daten in einer Dropdown-Liste

Wenn Sie die Navigation durch Ihr Blatt erleichtern und einer Dropdown-Liste einige Farben hinzufügen möchten, können Sie "Bedingte Formatierung" verwenden. Folgen Sie den unteren Schritten:

1. Wählen Sie die Zellen mit der Dropdown-Liste aus, die eine bestimmte Farbe haben möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Bedingte Formatierung“ > „Einzelne Farbe“ oder „Farbskala“.
3. Wählen Sie im „Formatierungsstil“ eine Farbe oder eine Skala aus.
4. Klicken Sie auf „Fertig“ (oder „Weitere Regel hinzufügen“).

Was Sie sonst noch mit der Datenvalidierung tun können

Neben dem Hinzufügen von Dropdown-Listen zu Ihren Blättern können Sie die Datenvalidierung auch für andere Zwecke verwenden. Diese beinhalten:

1. Verfolgen zukünftiger Aufgaben. Wählen Sie in der Datenvalidierung die Option „Datum“ aus, legen Sie die bedingte Formatierung wie oben beschrieben fest und richten Sie sie so ein, dass alle Elemente, die ein bestimmtes Datum enthalten, automatisch ausgegraut werden.
2. Setzen von Werten auf Kontrollkästchen. Wenn Sie Kontrollkästchen zu einer Dropdown-Liste hinzufügen, können Sie ihnen auch Werte wie „ja“ oder „nein“ zuweisen.
   1. Wählen Sie Datenvalidierung im Menü Daten.
   2. Wählen Sie unter Kriterien "Checkbox".
   3. Wählen Sie "Benutzerdefinierte Zellenwerte verwenden" und geben Sie "ja", "nein" oder was auch immer Sie möchten ein.
3. Verhindern Sie, dass andere Personen Ihre Skripte oder Formeln durcheinander bringen. Verwenden Sie die Option "Eingabe ablehnen", um alle Zellen zu sperren, die Sie intakt halten möchten.

Machen Sie einen Unterschied mit Dropdown-Listen

Mit der Möglichkeit, Dropdown-Listen einzufügen, Daten zu validieren und vieles mehr, ist Google Sheets eine großartige kostenlose Alternative zu Microsoft Excel. Die Datenvalidierung hilft Ihnen, die Werte innerhalb einer Zelle auf einen Bereich oder eine Liste von Elementen zu beschränken, die Sie je nach Bedarf definieren, ändern oder löschen können. Während Ihre Teamkollegen ihre Daten einfügen und zu Ihrem Projekt beitragen können, haben Sie die Möglichkeit, zu verhindern, dass sie ein freigegebenes Blatt durcheinander bringen.

Haben Sie schon versucht, eine Dropdown-Liste in Google Tabellen einzufügen? Wie ist es gelaufen? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen.